Моите лични данни съгласно GDPR

ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА И ПРОЗРАЧНОСТ НА ДАННИТЕ

 

 

1. Въведение

1. Общ регламент за защита на личните данни

Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните -членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

2. Обхват очертан от Общия регламент за защита на данните

Материален обхват (член 2) – настоящият регламент се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.

Териториален обхват (член 3) – правилата на Общия Регламент ще важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.

3. Понятия 

„Лични данни" - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице; 

„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

„Обработване" - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

 

„Администратор" - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните" - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

„Профилиране" - всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;

„Нарушение на сигурността на лични данни" - нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

„Основно място на установяване “ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център. 

Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи. (Член 4 т.16) от ОРЗД)

„Получател" - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на имат право да обработват личните данни;

Информацията, която може да съдържа Ваши лични данни, се обработва за следните цели:

· Човешки ресурси;

· Контрагенти;

· Видеонаблюдение;

· Жалби, сигнали и други искания;

· Уведомления за нарушения за сигурността на данните;

 

Човешки ресурси

За целите на управлението на човешки ресурси, обработваме лични данни на кандидати за работа, настоящи и бивши служители на.

В хода на дейностите по управление на човешки ресурси се обработват данни за идентификация на физическите лица, данни за образование и квалификация, данни за здравето, данни за контакт, както и други данни, изискуеми по силата на специалните закони, които регламентират трудовите и служебни правоотношения, данъчно-осигурителните правоотношения, счетоводното отчитане на дейността, безопасните и здравословни условия на труд, както и социалните въпроси.

Събраните данни се използват само за посочените по-горе цели и се предоставят на трети лица само в случаите, когато това е предвидено в закон. В такива случаи данни могат да бъдат предоставени например на НАП, Сметна палата, ГД Инспекция по труда и други публични органи, с оглед техните правомощия и компетентност. Информацията не се съхранява извън ЕС и Европейското икономическо пространство. Администраторът осигурява подходящите технически и организационни мерки за защита на Вашите лични данни.

Във връзка с изпълнението на трудови или служебни правоотношения се обработват само изискуемите от закона лични данни, които се съхраняват в определените от трудовото и осигурително законодателство срокове.

При процедурите по подбор на персонала се спазват изискванията на специалните закони, уреждащи тази дейност.

Дейностите по осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд се уреждат по договор със служба по трудова медицина по реда на Наредба № 3 от 25 януари 2008 г. за условията и реда за осъществяване дейността на службите по трудова медицина.

Контрагенти

Доколкото във връзка с изпълнението на  договори се обработват лични данни на отделни физически лица, за тях се обработва информация в минимален обем, достатъчна само за точното изпълнение на задълженията по съответния договор. Достъп до тази информация се предоставя на трети лица само, когато това е посочено в специален закон.

Видеонаблюдение

В дружеството се извършва видеонаблюдение с охранителна цел. Записи от видеонаблюдението се съхраняват за срок от 1 месец. Достъп до данните имат определени служители в рамките на изпълняваните от тях служебни задължения.

1. Декларация относно политиката по защита на личните данни

1. Ръководството на ИНТЕРИОР-И ООД, се ангажират да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на лицата,чиито лични данни ИНТЕРИОР-И ООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

2.  В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни , включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.

4. Тази политика се прилага за всички служители/работници (и заинтересованите страни) на  ИНТЕРИОР-И ООД като външни доставчици. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.

5. Партньори и трети лица, които работят с или за ИНТЕРИОР-И ООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от ИНТЕРИОР-И ООД, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които ИНТЕРИОР-И ООД е поел, и което дава право на ИНТЕРИОР-И ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

1. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679 

1.  ИНТЕРИОР-И ООД  е администратор  съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 .

2. Висшето ръководство и всички  членове на управителните или надзорните  органи на ИНТЕРИОР-И ООД са отговорни за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в ИНТЕРИОР-И ООД;

3. Длъжностното лице по защита на данните  - Примерна длъжностна характеристика на ДЛЗД , с роля определена в Регламент (ЕС) 2016/679, трябва да бъде част от висшето ръководство, и да се отчита пред (Висшето ръководство / Съвета на директорите / друго)  на ИНТЕРИОР-И ООД за управлението на личните данни в рамките на организацията и за гарантирането на възможността за доказване на съответствиетосъс законодателството за защита на данните и добрите практики.

Тази отчетност на ДЛЗД включва:

• разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679  както се изисква от настоящата политика; 

4. ДЛЗД има специфични отговорности по отношение на процедури като „Процедура за управление на исканията от субектите“ и са контактна точка за служителите на администратора, които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните.

5. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички  служители на ИНТЕРИОР-И ООД , които обработват лични данни. 

6.  Политиката за обучение на ИНТЕРИОР-И ООД  (Политика за провеждане на обучение) определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите/работници наИНТЕРИОР-И ООД .

1. Принципи за защита на данните

Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на ИНТЕРИОР-И ООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като "основания за обработване", например „съгласие“.

Добросъвестно - за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за "прозрачност".

Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език. 

Правилата за уведомяване на субекта на данни от  ИНТЕРИОР-И ООД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни   и уведомлението се записва в Образец на Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни).

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

• данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
• контактите на ДЛЗД;
• целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
• периода, за който ще се съхраняват личните данни;
• съществуването на следните права -  да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
• категориите лични данни;
• получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
• където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
• всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на ИНТЕРИОР-И ООД. Процедура за прозрачност при обработката на лични данни определя съответните правила.

3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

• ДЛЗД/Отговорникът по защита на данните е отговорен да осигури  ИНТЕРИОР-И ООД  да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.
• Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни) и да бъдат одобрени от ДЛЗД.
• Длъжностното лице по защита на данните ще гарантира, че на (годишна) основа всички способи за събиране на данни се преглеждат от (вътрешен одит/външни експерти),за да се гарантира, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни, не са прекомерни ( Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните и използваната от вас методология за оценка на въздействието). 

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

• Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
• Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от  ИНТЕРИОР-И ООД  са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
• От служителите / работниците ( клиентите / други) трябва да се изисква, да уведомяват  ИНТЕРИОР-И ООД  за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Инструкции и правила за актуализиране на записите се съдържат (тук). Отговорността на ИНТЕРИОР-И ООД  е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
• Най-малко на годишна база Длъжностното лице по защита на данните ще прегледа сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от  ИНТЕРИОР-И ООД , като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора. 

5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването. 

• Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат   съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
• Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с  Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът  им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
• Длъжностното лице за защита на данните специално трябва да одобри всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните  и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.

6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от ОРЗД)

Длъжностното лице за защита на данните ще извърши оценка на въздействието (оценка на риска) , като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от  ИНТЕРИОР-И ООД.

При определянето на това доколко уместно е обработването , Длъжностното лице по защита на данните трябва също така да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

При оценяването на подходящи технически мерки, длъжностното лице по защита на данните ще разгледа следното:

• Защита с парола;
• Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
• Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
• Антивирусен софтуер и защитни стени;
• Правата за достъп основани на роли, включително тези,  на назначен временно персонал
• Защитата на устройства, които напускат помещенията наорганизацията, като лаптопи или други;
• Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
• Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;
• Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност подходящи за ИНТЕРИОР-И ООД.

При оценяването на подходящите организационни мерки Длъжностното лице за защита на данните ще вземе предвид следното:

• Нивата на подходящо обучение в ИНТЕРИОР-И ООД;
• Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
• Включването на защитата на данните в трудовите договори;
• Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
• Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
• Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
• Приемането на политика на „чисто работно място“;
• Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
• Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
• Ограничаване на използването от служителите на лични устрой